Gorbit'i kullanırken aklınıza takılan her şey

Sol menü, işin akış sırasına göre gruplanmıştır. Dashboard'un altında Satış (Müşteriler, Fırsatlar, Teklifler, Sözleşmeler), Operasyon (Projeler, Bakım, Belge Merkezi) ve Finans (Gelirler, Tahsilatlar, Giderler, Raporlama) grupları yer alır. Kullanıcılar ve Ayarlar menünün en altındadır.

Kayıtlar birbirine bağlıdır: bir projeyi açtığınızda bağlı olduğu sözleşmeye, teklife ve fırsata tek tıkla geçebilirsiniz.

Önce şirket ayarlarınızı ve satış sürecinizi tanımlayın, ardından ilk müşterinizi kaydedin.

1. 1Ayarlar > Şirket Ayarları'ndan firma bilgilerinizi girin.
2. 2Ayarlar > Para Birimleri'nden çalıştığınız para birimlerini kontrol edin.
3. 3Ayarlar > Pipeline Yönetimi'nden satış aşamalarınızı oluşturun.
4. 4Yöneticiyseniz Kullanıcılar ekranından ekip arkadaşlarınızı ekleyin.
5. 5Ayarlar > E-posta Eşitleme'den e-posta hesabınızı bağlayın.
6. 6Müşteriler ekranından ilk müşterinizi kaydedin.

Ayarlar > Hesabım > Dashboard Widget'ları ekranından kartları açıp kapatabilirsiniz. Seçenekler: Özet Kartları, Gelir - Gider & Tahsilat Trendi, Proje Durumu, Tahsilat Durumu, Satış Hunisi, Gider Kategori Dağılımı, Yaklaşan Sözleşme Yenilemeleri ve Dikkat Gerektiren Kayıtlar.

Bu tercih kişiseldir; değişiklikleriniz yalnızca sizin dashboard'unuzu etkiler.

Ayarlar > Hesabım altında Kişisel Tercihler, Şifre ve Giriş Bilgileri ile Bildirimler ekranları bulunur. Şifre değiştirirken yeni şifrenizi iki kez aynı şekilde girmeniz gerekir.

Müşteri kartı; firma, sektör, vergi ve iletişim bilgilerini tek yerde toplar. Sonraki tüm kayıtlar (fırsat, teklif, sözleşme, proje) bu karta bağlanır.

1. 1Sol menüden Müşteriler ekranını açın.
2. 2Yeni Müşteri butonuna tıklayın.
3. 3Firma adı, sektör, vergi dairesi ve vergi numarası gibi bilgileri girin.
4. 4Kaydedin; müşteri Potansiyel durumuyla oluşturulur.

Evet. Müşteri kartındaki Yetkili Ekle ile istediğiniz kadar kişi ekleyebilirsiniz. Her yetkilinin kendi e-posta ve telefon bilgisi olur; Müşteri Portalı erişimi de yetkili bazında ayrı ayrı açılır.

Durum, müşterinin satış sürecindeki yerini özetler. Potansiyel: henüz bir anlaşma yok. Teklif: müşteriyle aktif bir teklif süreci yürüyor. Aktif: müşterinin en az bir aktif sözleşmesi var.

Teklif ve sözleşme ilerledikçe müşterinin durumu da buna göre güncellenir; durumu elle takip etmeniz gerekmez.

Ayarlar > Şirket > Etiket Yönetimi ekranından şirketinizde kullanılacak etiketleri tanımlayın. Böylece tüm ekip aynı etiketleri kullanır ve listeleri etikete göre filtreleyebilirsiniz.

Pipeline, fırsatlarınızın geçtiği sıralı aşamalardan oluşur. Farklı ürün veya hizmetleriniz için birden fazla pipeline tanımlayabilirsiniz.

1. 1Ayarlar > Şirket > Pipeline Yönetimi ekranını açın.
2. 2Yeni Pipeline ile pipeline'a bir ad verin.
3. 3Yeni Aşama ile aşamaları ekleyin ve sıralarını belirleyin.
4. 4Her aşamanın türünü seçin: Açık (devam eden), Kazanıldı veya Kaybedildi.

Her pipeline'da en az bir Kazanıldı ve bir Kaybedildi aşaması olmalı; kazanma/kaybetme raporları bu aşama türlerinden hesaplanır.

Fırsatlar ekranında Yeni Fırsat'a tıklayın; müşteriyi, aşamayı, tutarı, beklenen kapanış tarihini ve sorumlu kullanıcıyı girin. Fırsatın kaynağı varsayılan olarak Manuel'dir.

Pano görünümünde fırsat kartını sürükleyip yeni aşamanın sütununa bırakın ya da fırsat detayından aşamayı değiştirin. Liste görünümü ise fırsatları tablo hâlinde incelemek için kullanılır.

Her aşama değişikliği tarihiyle birlikte aşama geçmişine kaydedilir; fırsatın hangi aşamada ne kadar beklediğini sonradan görebilirsiniz.

Fırsat detayındaki aktivite bölümünden Arama, Toplantı, Görev, E-posta veya Yemek aktivitesi ekleyebilirsiniz. Her aktiviteye tarih, saat, not, öncelik (Yüksek, Orta, Düşük) ve sorumlu kişi atanır.

Fırsat Kaybedildi türündeki bir aşamaya taşındığında kayıp nedeni zorunludur: Fiyat, Rakip tercih edildi, İhtiyaç ertelendi, Bütçe yok, Müşteriye ulaşılamadı veya Diğer. Bu bilgi, Raporlama ekranındaki kayıp nedenleri analizinin kaynağıdır.

Teklif; kalemler, indirim, KDV, para birimi ve ödeme planından oluşur. Ara toplam, KDV tutarı ve genel toplam siz kalemleri girdikçe otomatik hesaplanır.

1. 1Teklifler ekranında Yeni Teklif'e tıklayın.
2. 2Müşteriyi ve varsa ilgili fırsatı seçin.
3. 3Kalemleri ekleyin: kategori, kapsam (Standart, Yeni Geliştirme, Ek Geliştirme), miktar ve birim fiyat.
4. 4İndirim ve KDV oranını girin.
5. 5Ödeme planını seçin: Peşin, 2 Taksit, 3 Taksit, Aylık veya Diğer.
6. 6Teklifi kaydedin.

Hayır. Revize edilen teklifin önceki ticari şartları revizyon geçmişinde saklanır. Müşteriye ilk gönderilen teklifle sonraki değişiklikleri her zaman karşılaştırabilirsiniz.

Evet. Teklifteki iç not alanı yalnızca ekibiniz içindir; teklif Müşteri Portalı'nda gösterilirken iç notlar müşteriye hiçbir zaman gösterilmez.

Sözleşme sırasıyla Taslak, İmzalanmayı Bekliyor, Aktif ve Tamamlandı durumlarından geçer; gerektiğinde herhangi bir noktada İptal edilebilir. Onaylanan bir teklifle sözleşme birbirine bağlanır; iki kayıttan da diğerine geçebilirsiniz.

Sözleşme oluşturulduğunda Gelirler ekranında bu sözleşme için otomatik bir gelir kaydı açılır.

Sözleşme imzalandıktan sonra gelen ek işler için yeni bir teklif hazırlayın, ardından sözleşme detayındaki Ek Protokol Oluştur ile bu teklifi sözleşmeye ek protokol olarak bağlayın. Ek protokoller sözleşmede ayrı listelenir ve her biri için ayrı bir gelir kaydı oluşur.

Proje başı ve sonu belli, tek seferlik bir iştir (ör. kurulum, geliştirme). Bakım ise bir sözleşmeye bağlı, tekrarlayan bir hizmettir (ör. aylık destek). Bir sözleşmeden hem proje hem bakım doğabilir; ikisinin yaşam döngüsü birbirinden bağımsızdır.

Projeler ekranında Yeni Proje ile projeyi oluşturun; müşteri ve varsa sözleşme bağlantısını, önceliği (Düşük, Orta, Yüksek) seçin. Proje detayında ekip üyelerini rolleriyle ekleyin, Görev Ekle ile görevleri sorumlu kişi ve son tarihle tanımlayın.

Proje ilerleme yüzdesi tamamlanan görevlerden otomatik hesaplanır; elle girilmez.

Bakım kaydı mutlaka bir sözleşmeye bağlı olmalıdır.

1. 1Bakım ekranında Yeni Bakım'a tıklayın.
2. 2Bağlı olduğu sözleşmeyi seçin.
3. 3Sıklığı belirleyin: Aylık, 3 Aylık, 6 Aylık, Yıllık veya Tek Seferlik.
4. 4Başlangıç ve bitiş tarihlerini ve dönem başı tutarı girin.
5. 5Kaydedin; dönemler Dönemler sekmesinde listelenir. Gerekirse Yeni Dönem Ekle ile ek dönem tanımlayabilirsiniz.

Her dönem Bekliyor, Faturalandı, Tahsil Edildi, Gecikti veya İptal durumunda olabilir. Durumu bakım detayındaki ilgili dönemden değiştirin; dönemde yapılan işleri ziyaret notuna yazabilir, dönemin görevlerini (miktar ve birim fiyatlı kalemler) ekleyebilirsiniz.

Dönem durumu Tahsilatlar ekranına, Dashboard'a ve raporlara otomatik yansır.

Teklif, sözleşme, proje, bakım ve gider kayıtlarına yüklediğiniz tüm dosyalar Belge Merkezi'nde, ait oldukları kayıtla birlikte tek ekranda listelenir. Belgeler kendi kaydının içinde saklanır; Belge Merkezi bunları bir arada gösterir.

Gelir, sözleşme imzalandığında veya ek protokol eklendiğinde kazanılan değeri gösterir. Tahsilat ise bu paranın fiilen ne zaman ve nasıl alındığını izler. Bir sözleşmenin tahsil edilen tutarı, Tahsil Edildi durumundaki tahsilat kayıtlarının toplamıdır.

Tahsilatlar ekranında Yeni Tahsilat ile ilgili sözleşmeyi, tutarı ve vade tarihini girin. Ödeme alındığında durumu Bekliyor'dan Tahsil Edildi'ye çekin; vadesi geçenler Gecikti olarak izlenir.

Bakım dönemlerinden gelen tahsilat satırları bakım kaydının bir yansımasıdır ve doğrudan düzenlenemez. Böyle bir satırı güncellemek için Bakım ekranında ilgili dönemin durumunu değiştirin; tahsilat satırı kendiliğinden güncellenir.

Bakımda Bekliyor veya Faturalandı olan dönem, tahsilatta Bekliyor olarak görünür.

Giderler ekranında Yeni Gider ile kategoriyi (Personel, Kira, Fatura/Abonelik, Pazarlama, Yazılım/Lisans vb.), tutarı, ödeme yöntemini ve durumu (Ödendi, Bekliyor) girin. İsterseniz gideri bir projeye veya müşteriye bağlayabilir, fiş ya da fatura dosyasını ekleyebilirsiniz.

Raporlama; satış (aşama dağılımı, kazanma/kaybetme oranları, kayıp nedenleri), finans (gelir, tahsil edilen, bekleyen ve geciken tutarlar, gider dağılımı), müşteri ve operasyon (proje ve bakım durumları, görev tamamlanma oranları) raporlarını içerir. Raporlar diğer ekranlardaki verileri okur; ayrıca veri girmeniz gerekmez.

Portal erişimi firma bazında değil, yetkili kişi bazında açılır.

1. 1Müşteri kartını açın ve yetkili kişiyi bulun.
2. 2Yetkilinin e-posta adresinin kayıtlı olduğundan emin olun.
3. 3Portal Erişimi bölümünden erişimi açın.
4. 4Yetkiliye davet e-postası gönderilir; portala bu e-posta adresiyle giriş yapar.

Müşteri yalnızca kendi tekliflerini, sözleşmelerini, projelerini, bakım kayıtlarını (dönem durumlarıyla birlikte) ve belgelerini görür. Portal salt okunurdur; müşteri kayıtları değiştiremez ve başka bir müşterinin verisine hiçbir şekilde erişemez.

Tekliflerdeki iç notlar portalda gösterilmez.

Müşteri kartında ilgili yetkilinin Portal Erişimi bölümünden Portal Erişimini Kapat'a tıklayın. Aynı firmanın diğer yetkililerinin erişimi etkilenmez.

Hayır. Müşteri Portalı, ekibinizin kullandığı Gorbit uygulamasından tamamen ayrı bir giriş ekranına ve ayrı oturuma sahiptir. Müşteri portal hesabıyla Gorbit uygulamasına giriş yapamaz.

Her kullanıcı kendi e-posta hesabını bağlar.

1. 1Ayarlar > Hesabım > E-posta Eşitleme ekranını açın.
2. 2Sağlayıcınızı seçin: Gmail, Outlook/Microsoft 365 veya IMAP/SMTP.
3. 3Gmail ve Outlook'ta açılan pencereden hesabınıza giriş yapıp Gorbit'e izin verin.
4. 4IMAP/SMTP için sunucu adreslerini, portları, kullanıcı adınızı ve şifrenizi girin.

Bu genellikle şifrenizin değişmesi ya da sağlayıcının verdiği iznin süresinin dolması veya geri alınmasından kaynaklanır. E-posta Eşitleme ekranından hesabı yeniden bağlayın; IMAP hesaplarında sunucu, port ve şifre bilgilerini kontrol edin.

Evet. Erişim anahtarları ve IMAP/SMTP şifreleri şifrelenmiş olarak saklanır, hiçbir zaman düz metin tutulmaz.

İki rol bulunur: Yönetici ve Kullanıcı. Kullanıcı yönetimi gibi hassas işlemler yalnızca yöneticilere açıktır; kullanıcılar satış, operasyon ve finans ekranlarındaki günlük işleri yürütür.

Yönetici olarak Kullanıcılar ekranında Yeni Kullanıcı'ya tıklayın; ad soyad, e-posta, şifre ve rol bilgilerini girin. Kullanıcı ilk girişinden sonra şifresini Ayarlar > Şifre ve Giriş Bilgileri'nden değiştirebilir.

Ayarlar > Şirket altındaki Şirket Ayarları, Etiket Yönetimi, Kullanıcı Yönetimi, Para Birimleri ve Pipeline Yönetimi tüm ekibi etkiler. Bu ayarların ekipteki yöneticiler tarafından yönetilmesi önerilir.